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En entreprise, l’organigramme fonctionnel est un outil que l’on retrouve très régulièrement, et ce, depuis de nombreuses années. Et pour cause, il permet en un coup d’œil de comprendre facilement le fonctionnement d’une entreprise et d’en identifier les différents acteurs. Il n’est donc pas rare en entreprise de se demander comment créer un organigramme fonctionnel, et c’est justement à cette question que nous allons répondre !
Un organigramme, c’est quoi ?
L’organigramme d’entreprise est une figure représentative sous forme de schéma des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques présents au sein d’une entreprise. Il donne une vue d’ensemble de la répartition des postes ainsi que des fonctions dans une structure.
L’organigramme, ou diagramme organisationnel est, donc une cartographie simplifiée permettant de visualiser globalement les différentes relations de commandement et les rapports de subordination afin d’avoir une vision claire et simple de l’entreprise ou de l’institution.
Un organigramme comporte diverses cases, des formes ainsi que des photos représentant des personnes et des postes. Il peut aussi contenir des informations telles que les contacts, les liens vers des pages et autres illustrations.
Afin de maximiser son efficacité, un organigramme doit être mis à jour régulièrement, notamment à l’occasion de la création de nouveaux postes ou de nouvelles embauches dans la société.
À quoi sert-il ?
L’organigramme est un puissant outil de communication qui est dédié à faciliter la compréhension des rapports et des relations existant dans la structure. Il possède de nombreux rôles aussi importants les uns que les autres. En voici quelques-uns :
Il permet à une personne récemment embauchée de comprendre le fonctionnement organisationnel d’une société ;
Il apporte une meilleure connaissance de ses interlocuteurs ainsi que de mieux définir leurs rôles au sein de l’entreprise, les liens inter-métiers. Les rapports de subordination sont éclaircis et chacun a une meilleure vision de sa place dans l’équipe. Globalement, il optimise l’efficacité en entreprise.
Il constitue un outil d’analyse des probables dysfonctionnements internes. Grâce à l’organigramme, les dirigeants peuvent apporter des mesures rectificatives aux problématiques organisationnelles.
Il facilite la redéfinition des tâches incombant à chaque employé, ce qui optimise l’organisation. Il permet de réduire le coût de la masse salariale.
L’organigramme peut être utilisé par les acteurs externes à l’entreprise, tels que les clients ou les différents partenaires afin que ces derniers aient une meilleure vision globale du fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, ils seront en mesure de connaitre vers qui s’adresser pour chaque besoin.
Quels sont les avantages de créer et d’utiliser un organigramme ?
Outil d’information et de communication puissant au sein de la société, l’organigramme offre de nombreux avantages aussi bien pour les dirigeants que pour le personnel. Voici les principaux avantages tirés de sa mise en place et de son utilisation :
Les salariés connaissent leurs chefs hiérarchiques directs afin de savoir à qui s’adresser en cas de besoins ;
Mise en évidence des différentes hiérarchies, et de la structure interne ;
Cette représentation permet de mieux déterminer les rôles et les postes de chacun ;
Grâce à l’inscription des coordonnées de chaque employé, il est facile de les contacter rapidement ;
Les dirigeants peuvent déterminer rapidement le nombre d’employés affectés à une équipe, dans un service ou un département ;
Un organigramme offre à chaque salarié une meilleure vision de la possibilité d’évolution de carrière.
Quelles sont les limites de cet outil ?
Bien que l’organigramme soit un outil performant indisponible pour une entreprise, il montre ses limites en de nombreux points, ce qui fait qu’il doit être associé à d’autres outils pour être complet. Voici ses principales limites :
Il ne donne qu’une vision globale des postes et tâches de chaque membre du personnel et des cadres supérieurs. L’ensemble des missions rattachées à chaque métier est détaillé dans les fiches de poste des employés ;
L’organigramme est également figé et ne met pas en évidence la polyvalence d’un poste ainsi que la transversalité de certaines missions ;
Dans le cas d’une structure très complexe, l’organigramme peut s’avérer assez souple pour représenter cette complexité ;
Dans le cas des entreprises modernes qui s’externalisent beaucoup en ayant des réseaux partout dans le monde, il est difficile pour l’organigramme de mettre en exergue ;
Quel sont les différents style d’organigramme hiérarchique et fonctionnel ?
Vient ensuite le moment de choisir le format de son organigramme. Il existe en effet plusieurs manières de schématiser le fonctionnement d’une entreprise.
L’organigramme en pyramide
Il y a l’organigramme en pyramide qui permet de créer des lignes verticales pour déterminer le rapport de subordination. En d’autres termes, le chef d’entreprise est en haut de ce dernier. Les lignes horizontales permettent quant à elles de connaitre les niveaux hiérarchiques équivalents d’un service à l’autre.
L’organigramme en arbre
Il y a aussi ce que l’on appelle l’organigramme en arbre. Il repose sur le même fonctionnement que le précédent à la différence qu’il va se lire de gauche à droite. Les postes à plus haut niveau de responsabilité se trouvent alors à gauche et les rapports de subordination se font en allant vers la droite. Les membres du personnel sur la même ligne verticale ont donc le même niveau de hiérarchie.
L’organigramme replié
Il s’agit d’un modèle à mi-chemin entre la pyramide et l’arbre puisqu’il se lit à la fois de haut en bas et de gauche à droite.
Quels outils utiliser pour réaliser un organigramme structurel ?
Il existe de nombreux outils qui permettent de réaliser un organigramme hiérarchique. Le plus souvent, il est recommandé d’utiliser un modèle déjà conçu et d’y entrer ses données. On évite ainsi les erreurs et de passer trop de temps sur cette tâche. Qui plus est, choisir une méthode simple permettra de facilement mettre le document à jour en fonction des départs, des arrivées, des créations et suppressions de poste, etc. Des outils simples comme Word ou encore PowerPoint permettent tout à fait d’utiliser des modèles ou templates à télécharger et à personnaliser avec ses propres données. Il s’agit cependant d’un outil avec ses limites et il faudra alors peut-être envisager l’utilisation d’un logiciel dédié si l’on veut bénéficier de plus de souplesse.